FAQ Abschlussfeiern

Da jedes Abschlusssemester wiederkehrend vor der selben „eigene Abschlussfeier – ja oder nein?“ Thematik steht haben wir mal ein paar relevante Punkte gesammelt und für euch zusammengetragen.

Diese Zusammenstellung geht ein auf die Fragen:

Warum sollten wir eine veranstalten?

Wir glauben, dass eure (vorerst) letzte Erinnerung an das OAI definitiv eine positive sein sollte. Darum befürwortet der Förderverein nicht nur eine Abschlussfeier, er bietet euch auch hiermit seine Hilfe und seine Erfahrungen für einige Abschnitte der Planung und Durchführung an.

Ihr solltet euch idealerweise über die vorlesungsfreie Zeit Gedanken darüber machen, was ihr genau machen wollt, wer von euch eingeladen wird, wo ihr euer Budget seht, etc. um dann Zeitnah zu Beginn des achten Semesters zu reservieren und Leute einzuladen.

Übrigens: Die Hochschule Ludwigshafen am Rhein bietet etwa Mitte Juli eine eigene, zentrale Studienabschlussfeier an (Kosten hier liegen bei etwa 50 € / Person). Allerdings richtet sich diese an Studenten, die ihren Abschluss bereits haben, sprich diejenigen, die alle Prüfungen bestanden haben und deren Bachelorthesis bereits benotet ist (bisher zumindest war das so). Das dürfte auf die wenigsten von euch im Juli bereits zutreffen, was bedeutet, dass ihr von der Hochschule erst zur zentralen Abschlussfeier im Folgejahr eingeladen werdet. Zu dem Zeitpunkt ist wohl kaum mehr einer von euch in der Gegend bzw. bereit dafür anzureisen, weshalb sich eine eigene, zusätzliche Abschlussfeier empfiehlt.

Wann können wir das machen?

Kurzum: Anfang/Mitte Juli*

Im achten Semester habt ihr idR vier Vorlesungen: Business English, Internationales Management II, sowie eure Landessprachenvorlesungen und landesbezogenen Wirtschaftsvorlesungen. In etwa der Hälfte dieser Vorlesungen werden die Noten über Projekte und Hausarbeiten statt über Klausuren gefunden. Das bedeutet, dass die letzte Prüfung / Abgabe ggf. schon Ende Juni ist und somit ein Termin früh im Juli meist machbar ist. (Keine Gewähr! Es empfiehlt es sich, das rechtzeitig mit den jeweiligen Professoren und Dozenten abzuklären!)

Weiterhin solltet ihr im Kopf behalten, dass einige eurer Kommilitonen ggf. zeitnah zum Abschluss wegziehen, in Urlaub fahren, etc. und somit nicht mehr an einer Feier teilnehmen können.

Ihr habt hier leider die Situation, dass ihr reservieren müsst zu einem Zeitpunkt bei dem ihr noch nicht sicher wisst, ob der künftige Termin zu halten ist. Alternativ könnt ihr warten bis ihr sicher seid, mit der Gefahr, dass bis dahin die guten Optionen nicht mehr zu haben sind. Auch hier müsst ihr euch interne für eine Gangart entscheiden. Ggf. reserviert ihr mehrere Alternativen an verschiedenen Terminen erstmal unverbindlich.

Was können wir tun?

Das kommt ganz auf euch drauf an. Ein oft gewählter Ablauf ist Sektempfang -> Essen gehen -> Feiern.

Der Sektempfang kann im OAI ausgerichtet werden, wenn ihr bei der Institutsleitung um Erlaubnis fragt und vor allem den Raum wieder sauber hinterlasst. Ihr müsst hier also ein Aufbau- und ein Abbauteam aus euren Reihen bilden. Genug Sektgläser dürften durch ehemalige Abschlussfeiern bereits vorhanden sein. Alternative Lokalitäten für den Sektempfang:

Wir schlagen eine etwa 1,5-stündige Veranstaltung vor, die neben Ansprachen und einem gemütlichen Beisammensein auch Raum für Inhalte bietet, z.B. Bildershows, musikalische Einlagen, Preisverleihungen, etc. Diese Inhalte müsstet ihr natürlich dann selbst rechtzeitig erstellen. Auch empfehlen wir hier zwei externe Personen zu engagieren, die im Verlauf Getränke nachschenken und am Ende die Spülmaschine befüllen.

Weitere Optionen für den Abendverlauf die bisher bedacht wurden umfassen auch:

Wo sollten wir hingehen?

Da Regelmäßig eine Feier in der näheren Umgebung präferiert wird, und es zeitgleich oft eine Gruppe von 50+ Personen ist, ist die Auswahl eher eingeschränkt.

Je weiter ihr euren Radius zieht desto mehr Auswahl an Lokalitäten habt ihr also. Vorschläge hierzu n dennen es teilweise bereits Abschlussfeiern gab:

  • Rheinterrassen (siehe Bild): direkt gegenüber vom OAI auf der Mannheimer Seite gelegen. Zu Fuß in etwa 20 Minuten vom OAI aus erreichbar. Hier gibt es ein mehrgängiges Menü und 4 Stunden Getränke für ca. 55-60€ / Person. Kapazitäten reichen für ca. 80 Personen.
    http://rheinterrassen.info
  • Bootshaus: In Mannheim am Luisenpark in der Nähe des Fernmeldeturms gelegen. Angebot ähnlich wie bei den Rheinterrassen, aber ca. 5-10 € Hier gehen die Kapazitäten (auf Anfrage) weit über 100 Personen.
    www.bootshaus.net
  • Glasshaus: Eine etwas gehobenere Sportgaststätte in Mannheim
    glashaus-restaurant.com
  • Speicher 7: Eher eine Tapas-Bar aber dafür mit Aussicht über ganz Mannheim
    speicher7.com/de/
  • Maxim´s: Ein gemütliches Lokal in Mannheim
    maxims-mannheim.de

Alle diese Lokalitäten sollten euch auf Anfrage ein unverbindliches Angebot samt Kosten und Menüfolge erstellen.

Bei den bekannten Feiermöglichkeiten kennt ihr euch wohl zu genüge aus. Auch diese haben auf Anfrage bei größeren Gruppen ggf. Sonderkonditionen. Vorreservieren solltet ihr allemal.

Wen sollten wir einladen?

Neben den Studenten des Abschlussjahrganges selbst werden gerne auch Professoren, Mitarbeiter, und Dozenten des OAI eingeladen. Außerdem natürlich Familienmitglieder und Freunde, Studenten anderer Semester, usw. Dabei solltet ihr aber im Kopf behalten, dass es mit steigender Personenzahl schwieriger wird entsprechend große Restaurants o.ä. zu finden. Ihr müsst hier also ggf. priorisieren.

Einladen solltet ihr spätestens 2 Monate vor der Veranstaltung, da sonst vor allem die Professoren und Dozenten verplant sind. Das bedeutet, dass eure Planung Ende April stehen sollte.

Wieviel wird uns das kosten?

Das kommt immer stark drauf an WAS ihr macht. Buffet (inklusive Getränke) kostet bei den vorgeschlagenen Lokalitäten ca. 50-70 € pro Person, weitere Kosten kommen dazu, wenn zusätzliche Aktivitäten unternommen werden sollen.

Solltet ihr ein Buffet bestellen (Rheinterrassen, Bootshaus, etc.) solltet ihr außerdem überlegen, ob ihr bereit seid vorab Trinkgeld einzusammeln da die Damen und Herren Mitarbeiter da sonst leer ausgehen.

Ihr könnt übrigens als Semester einen (relativ Formlosen) Antrag auf finanziellen Zuschuss beim Förderverein stellen. Das geht am besten über das Kontaktformular für den Vorstand für Finanzen.

 

Wie gehen wir am besten vor?

  1. Brainstorming und Research zum möglichen Programm
    (jeder für sich, dann zusammen)
  2. Befragung des Semesters über die Präferenzen*
  3. Konzeptualisierung des Ablaufs & Arbeitsverteilung
    (Anfang März)
  4. Ausarbeitung in Paketen (Angebote einholen, Programmpunkte für den Sektempfang erstellen, etc.)
  5. Abstimmung über den konkreten Ablauf
    (Anfang April)
  6. Kommunikation & Feedback für die Gäste
    (Mitte/Ende April)
  7. Geld einsammeln
  8. Bestellung und Bezahlung
  9. Vorbereitung

 

*= Zur Erleichterung eurer Abstimmung empfehlen wir euch die ebenfalls diese Excel-Datei in die gemeinsame Dropbox zu stellen sobald ihr Ideen gesammelt habt. Das erleichtert euch die interne Abstimmung und die Übersicht. Solltet ihr Hilfe bei der Anpassung der Datei auf eure Bedürfnisse benötigen, dann dürft ihr uns gerne Kontaktieren.